כנס מוצלח, יכול לשרת אותנו הרבה מעבר למה שנאמר, נעשה והתרחש בו באופן כללי. ההשפעה שלו יכולה להיות ארוכת טווח, אם רק נדע לערוך אותו בצורה נכונה ולנצל את כל מה שהוא מספק לנו בטווח הארוך.
כשאנחנו עורכים כנס, מקצועי, שיווקי, אקדמי או אחר, אנחנו יכולים להשתמש בו בשביל להציג ידע חדש, להציג קולות וכיוונים חדשים בתחום, להציע הצעות ורעיונות ועוד. אך אנחנו יכולים גם לשמש בו בשביל לייצר קשרים עם אנשים שקודם לכן לא הכרנו, לא היינו חשופים אליו והם אלינו, ולא היינו איתם בקשר מקצועי או אחר. זה יכול לשרת אותנו לטווח הארוך על פי הצרכים שלנו. בנוסף, כנס מוצלח יכול לשרת אותנו במובן הזה שהוא יוצר לנו מוניטין בתחום שלנו ובונה לנו שם בקרב אנשי מקצוע וגורמים אחרים.
לכן אנחנו נשקיע הרבה מאוד זמן וכסף בתכנון וארגון כנסים, מכל סוג שהוא. הדבר הראשון שנעשה זה לבחון אופציה של השכרת אולם כנסים מתאים לסוג וגודל הכנס אותו אנחנו מבקשים לערוך. אחרי שנמצא אולם מתאים, נוכל להתקדם הלאה בשביל לארגן כנס כפי שאנחנו רוצים וחולמים.
השכרת אולם כנסים היא לא דבר פשוט, שכן עלינו לחשוב על מגוון רחב של פרטים שיכולים להשפיע עלינו ועל המוזמנים לכנס, מצד מי שמשתתף בו באופן פעיל וכן מצד מי שמשתתף בו באופן פאסיבי, קרי הצופים.
איך שוכרים אולם בצורה נכונה
השכרת אולם כנסים מתבססת על מספר נקודות:
נקודה ראשונה, יש לבחון את גודל ותכנון האולם, בשביל שנוכל לדעת האם הוא מתאים לכמות המוזמנים וכן לאופן בו אנו רוצים להושיב אותם במקום, בשביל שיוכלו להרצות או להקשיב בצורה נוחה.
נקודה שנייה, עלינו לבחון את כל האמצעים הטכנולוגיים שהאולם מציע. סביר להניח שנצטרך מערכות סאונד, מערכות מולטימדיה ומחשבים, מערכות תאורה ועוד. ככל שהכנס גדול ועוצמתי יותר, כך האולם צריך להיות כזה. אם מדובר על כנס קטן, אפשר להסתפק באמצעים פשוטים מאוד.
נקודה שלישית, אנחנו צריכים לבחון איפה האולם ממוקם, באיזה אזור וסביבה, מה נמצא מסביב, עד כמה נוח להגיע אל המקום, האם יש אזור חנייה זמין, תחבורה ציבורית, וכמובן האם האולם עצמו נגיש עבור אנשים מבוגרים ואנשים עם מוגבלויות בתנועה.
נקודה רביעית, עלינו לבחור אולם שיתאים לקהל היעד שלנו. יש הבדל בין כנסים המיועדים לאנשים מבוגרים לבין כאלה המיועדים לבני נוער או ילדים. באופן טבעי גם הדרך בה נארגן את הכנס והדברים שנציע לאורחים שלהם הם שונים לגמרי. למשל, אם אנחנו רוצים לערוך כנס לילדים (למשל, כנס שקשור לגיבורי על) אז נצטרך גם להציע להם אזורים לפעילויות שונות, בשביל למשוך אותם ולעורר אצלם עניין.
